Не можете да одвојите главно од секундарног? Не можете да кажете не сарадницима? Тада ћете вероватно остати у канцеларији до касно. Како постати ефикасан запосленик, говори новинар и колумниста Психологије Оливер Буркеман.
Сви стручњаци и гуруи управљања временом се не умарају да понављају исти главни савет. Одвојите важно од неважног. Одлична идеја, али лакше рећи него учинити. Ако само зато што у жару ствари све изгледа изузетно важно. Па, или сте, рецимо, некако неким чудом раздвојили важно од неважног. А онда вас шеф зове и тражи од вас да обавите неки хитан посао. Покушајте да му кажете да овај пројекат није на вашој листи приоритета. Али не, не покушавај.
Прихватите огромно
Аутор бестселера КСНУМКС-а навике високо ефикасних људи Степхен Цовеи1 препоручује преформулисање питања. Чим се не пронађе неважно у току послова, онда је неопходно одвојити важно од хитног. Оно што се, барем теоретски, не може учинити, од чињенице да је једноставно немогуће не учинити.
Прво, то заиста даје прилику да се правилно одреди приоритет. И друго, помаже да се скрене пажња на још један важан проблем — недостатак времена. Често постављање приоритета служи као маска за непријатну чињеницу да је једноставно немогуће обавити читаву количину потребног посла једноставно по дефиницији. И никада нећете доћи до оних неважних. Ако је то случај, онда је најбоље да будете искрени са својим руководством и објасните да је ваш посао изнад ваших капацитета.
„За већину нас најефикаснији период је јутро. Започните дан и планирајте најтеже ствари.”
Енергија уместо важности
Још један користан савет је да престанете да разматрате случајеве у смислу њиховог значаја. Промените сам систем евалуације, фокусирајући се не на значај, већ на количину енергије коју ће њихова имплементација захтевати. За већину нас најефикаснији период је јутро. Зато на почетку дана треба планирати ствари које захтевају озбиљан напор и велику концентрацију. Затим, како „стисак слаби“, можете прећи на мање енергетски интензивне задатке, било да се ради о сортирању поште или упућивању потребних позива. Мало је вероватно да ће овај метод гарантовати да ћете имати времена за све. Али, барем ће вас спасити од ситуација када морате да преузмете одговорне ствари у тренутку када једноставно нисте спремни за то.
Птичија перспектива
Још једна занимљива препорука долази од психолога Џоша Дејвиса.2. Он предлаже метод „психолошког дистанцирања“. Покушајте да замислите да себе гледате из птичје перспективе. Затворите очи и замислите. Видите оног малог човека далеко испод? То си ти. А шта мислите са висине: на шта би сада требало да се фокусира овај мали човек? Шта прво урадити? То свакако звучи чудно. Али то је заиста ефикасан метод.
И коначно, последњи. Заборавите на поузданост. Ако колеге (или менаџери) траже (или налажу) да све оставе по страни и придруже се неком њиховом важном пројекту, немојте журити да будете херојски. Прво, уверите се да су запослени и менаџмент у потпуности свесни шта ће остати неурађено као резултат ваше промене. Дугорочно гледано, способност да на први позив кажете да на рачун посла који обављате неће ни најмање побољшати вашу репутацију. Пре супротно.
1 С. Цовеи „Седам навика високо ефикасних људи. Моћни алати за лични развој“ (Алпина Публисхер, 2016).
2 Ј. Давис «Два сјајна сата: стратегије засноване на науци да искористите најбоље време и обавите најважнији посао» (ХарперОне, 2015).