Садржај
Када се помињу базе података (ДБ), прва ствар која вам пада на памет су, наравно, све врсте фраза као што су СКЛ, Орацле, 1Ц или барем Аццесс. Наравно, ради се о веома моћним (и углавном скупим) програмима који могу да аутоматизују рад велике и сложене компаније са пуно података. Проблем је што понекад таква моћ једноставно није потребна. Ваше предузеће може бити мало и са релативно једноставним пословним процесима, али такође желите да га аутоматизујете. А за мале компаније ово је често питање опстанка.
За почетак, хајде да формулишемо ТОР. У већини случајева, база података за рачуноводство, на пример, класична продаја треба да буде у стању да:
- држати у табелама информације о роби (цена), извршеним трансакцијама и купцима и повежите ове табеле једну са другом
- имати удобно форме за унос подаци (са падајућим листама итд.)
- аутоматски попуњава неке податке штампане форме (плаћања, рачуни, итд.)
- издати неопходно Извештаји да контролише цео пословни процес са становишта менаџера
Мицрософт Екцел може све ово да поднесе уз мало труда. Хајде да покушамо да ово спроведемо.
Корак 1. Почетни подаци у облику табела
Информације о производима, продаји и купцима чуваћемо у три табеле (на истом листу или на различитим – није битно). Од суштинског је значаја да их претворите у „паметне столове“ са аутоматском величином, како не бисте размишљали о томе у будућности. Ово се ради помоћу команде Форматирајте као табелу табулатор Početna (Почетна — Формат као табела). На картици која се тада појављује Конструктор (Дизајн) дајте табелама описна имена у пољу Назив табеле за каснију употребу:
Укупно, требало би да добијемо три „паметна стола“:
Имајте на уму да табеле могу садржати додатне појашњавајуће податке. Тако, на пример, наш Cenaсадржи додатне информације о категорији (група производа, паковање, тежина итд.) сваког производа и табелу Купац — град и регион (адреса, ПИБ, банковни подаци, итд.) сваког од њих.
Табела Продајни ћемо касније користити за унос извршених трансакција у њега.
Корак 2. Креирајте образац за унос података
Наравно, податке о продаји можете унети директно у зелену табелу Продајни, али то није увек згодно и подразумева појаву грешака и грешака у куцању због „људског фактора“. Због тога би било боље направити посебан образац за унос података на посебном листу отприлике овако:
У ћелији Б3, да бисте добили ажурирани тренутни датум и време, користите функцију Тхе ТДАТА (САДА). Ако време није потребно, онда уместо тога Тхе ТДАТА функција се може применити ДАНАС (ДАНАС).
У ћелији Б11 пронађите цену изабраног производа у трећој колони паметне табеле Cena користећи функцију ВПР (ВЛООКУП). Ако се раније нисте сусрели, прво прочитајте и погледајте видео овде.
У ћелији Б7 потребна нам је падајућа листа са производима из ценовника. За ово можете користити команду Подаци – Валидација података (Валидација података), наведите као ограничење Листа (Листа) а затим унесите у поље извор (Извор) линк до колоне Име са нашег паметног стола Cena:
Слично томе, креира се падајући списак са клијентима, али ће извор бити ужи:
=ИНДИРЕКТНО(“Клијент [Клијент]”)
функција ИНДИРЕКТАН (ИНДИРЕКТАН) је потребно, у овом случају, јер Екцел, нажалост, не разуме директне везе ка паметним табелама у пољу Извор. Али иста веза је „умотана“ у функцију ИНДИРЕКТАН у исто време, ради са праском (више о томе је било у чланку о креирању падајућих листа са садржајем).
Корак 3. Додавање макроа за унос продаје
Након попуњавања обрасца, потребно је да додате податке које сте у њега унели на крај табеле Продајни. Користећи једноставне везе, формираћемо линију која ће бити додата одмах испод обрасца:
Оне. ћелија А20 ће имати везу са =Б3, ћелија Б20 ће имати везу са =Б7, и тако даље.
Сада додајмо елементарни макро у 2 реда који копира генерисани стринг и додаје га у табелу Продаја. Да бисте то урадили, притисните комбинацију Алт + ФКСНУМКС или дугме Висуал Басиц табулатор развијач (Програмер). Ако ова картица није видљива, прво је омогућите у подешавањима Датотека – Опције – Подешавање траке (Датотека — Опције — Прилагоди траку). У прозору Висуал Басиц едитора који се отвори, убаците нови празан модул кроз мени Инсерт – Модул и унесите наш макро код тамо:
Суб Адд_Селл() Ворксхеетс("Инпут Форм").Ранге("А20:Е20").Цопи 'Копирај линију података из обрасца н = Ворксхеетс("Салес").Ранге("А100000").Енд(клУп) . Ред 'одређује број последњег реда у табели. Салес Ворксхеетс("Салес").Целлс(н + 1, 1).ПастеСпециал Пасте:=клПастеВалуес 'налепите у следећи празан ред Ворксхеетс("Инпут Форм").Ранге("Б5,Б7,Б9"). ЦлеарЦонтентс 'очисти крај подобрасца Сада можемо додати дугме у наш образац за покретање креираног макроа помоћу падајуће листе Убацити табулатор развијач (Програмер — Убаци — Дугме):
Након што га нацртате, држећи леви тастер миша, Екцел ће вас питати који макро треба да му доделите – изаберите наш макро Адд_Селл. Можете променити текст на дугмету тако што ћете кликнути десним тастером миша на њега и изабрати команду Промените текст.
Сада, након попуњавања обрасца, можете једноставно кликнути на наше дугме, а унети подаци ће се аутоматски додати у табелу Продајни, а затим се образац брише за унос нове понуде.
Корак 4 Повезивање табела
Пре него што направимо извештај, хајде да повежемо наше табеле како бисмо касније могли брзо да израчунамо продају по региону, купцу или категорији. У старијим верзијама Екцел-а, ово би захтевало коришћење неколико функција. ВПР (ВЛООКУП) за замену цена, категорија, купаца, градова итд. у табелу Продајни. Ово захтева време и труд од нас, а такође „једе“ много Екцел ресурса. Почевши од Екцел 2013, све се може имплементирати много једноставније постављањем односа између табела.
Да бисте то урадили, на картици Датум (Датум) клик однос (Везе). У прозору који се појави кликните на дугме Створити (ново) и изаберите са падајућих листа табеле и називе колона према којима би требало да буду повезане:
Важна ствар: табеле морају бити наведене овим редоследом, тј. повезана табела (Cena) не сме да садржи у кључној колони (Име) дупли производи, као што се дешава у табели Продајни. Другим речима, повезана табела мора бити она у којој бисте тражили податке користећи ВПРако би се користио.
Наравно, табела је повезана на сличан начин Продајни са столом Купац заједничком колоном Купац:
Након подешавања веза, прозор за управљање везама се може затворити; не морате да понављате ову процедуру.
Корак 5. Правимо извештаје користећи резиме
Сада, да бисмо анализирали продају и пратили динамику процеса, направимо, на пример, неку врсту извештаја користећи стожерну табелу. Поставите активну ћелију на табелу Продајни и изаберите картицу на траци Уметање – заокретна табела (Инсерт — Пивот Табле). У прозору који се отвори, Екцел ће нас питати о извору података (тј Продајни) и место за отпремање извештаја (по могућности на новом листу):
Важна ствар је да је потребно омогућити потврдни оквир Додајте ове податке у модел података (Додајте податке у модел података) на дну прозора тако да Екцел разуме да желимо да направимо извештај не само о тренутној табели, већ и да користимо све релације.
После клика на OK панел ће се појавити у десној половини прозора Поља заокретне табелегде да кликнете на везу Сведа видите не само тренутну, већ све „паметне столове” који се налазе у књизи одједном. А затим, као у класичној пивот табели, можете једноставно превући поља која су нам потребна из било које повезане табеле у област Филтер, Редови, Столбцов or Вредности – и Екцел ће одмах направити било који извештај који нам је потребан на листу:
Не заборавите да је пивот табелу потребно периодично ажурирати (када се изворни подаци промене) тако што ћете кликнути десним тастером миша на њу и изабрати команду Ажурирајте и сачувајте (Освјежи), јер то не може да уради аутоматски.
Такође, одабиром било које ћелије у резимеу и притиском на дугме Пивот Цхарт (окретни графикон) табулатор Анализа (анализа) or parametri (Опције) можете брзо да визуелизујете резултате израчунате у њему.
Корак 6. Попуните табелу за штампање
Још један типичан задатак сваке базе података је аутоматско попуњавање разних штампаних образаца и образаца (фактуре, фактуре, акти итд.). Већ сам писао о једном од начина да се то уради. Овде имплементирамо, на пример, попуњавање обрасца према броју рачуна:
Претпоставља се да ће у ћелију Ц2 корисник унети број (број реда у табели Продајни, заправо), а затим се подаци који су нам потребни извлаче помоћу већ познате функције ВПР (ВЛООКУП) и функције ИНДЕКС (ИНДЕКС).
- Како користити функцију ВЛООКУП за тражење и тражење вредности
- Како заменити ВЛООКУП са функцијама ИНДЕКС и МАТЦХ
- Аутоматско попуњавање образаца и образаца подацима из табеле
- Креирање извештаја са изведеним табелама