Условно форматирање у Екцел-у – детаљно са примерима

Ако требате визуелно представити информације, онда је врло згодно то учинити помоћу условног форматирања. Корисник који користи ову услугу штеди огромну количину енергије и времена. Да бисте добили потребне информације, довољан је брзи преглед датотеке.

Како направити условно форматирање у Екцелу

Можете пронаћи „Условно форматирање“ на првој картици траке тако што ћете отићи у одељак „Стилови“. 

Затим морате оком пронаћи икону стрелице мало удесно, померити курсор на њу. Затим ће се отворити подешавања, где можете флексибилно конфигурисати све потребне параметре. 

Затим морате да изаберете одговарајући оператор да бисте упоредили жељену променљиву са бројем. Постоје четири оператора поређења – веће од, мање од, једнако и између. Они су наведени у менију правила. 

Затим смо навели низ бројева у опсегу А1:А11.

Хајде да форматирамо одговарајући скуп података. Затим отварамо мени подешавања „Условно форматирање“ и постављамо потребне критеријуме за одабир података. У нашем случају, на пример, изабраћемо критеријум „Више“. 

Отвориће се прозор са скупом опција. У левом делу прозора налази се поље у коме је потребно да наведете број 15. У десном делу је назначен начин истицања информација, под условом да испуњава претходно наведени критеријум. Резултат ће се одмах приказати.

Затим довршите конфигурацију помоћу дугмета ОК.

Чему служи условно форматирање?

У одређеној мери, можемо рећи да је то алат, након што научимо који рад са Екцел-ом никада неће бити исти. То је зато што то чини живот много лакшим. Уместо да сваки пут ручно подесите форматирање ћелије која одговара одређеном услову, а такође и да покушате да је сами проверите да ли је у складу са овим критеријумом, потребно је само једном да подесите подешавања, а онда ће Екцел све урадити сам.

На пример, можете учинити да све ћелије које садрже број већи од 100 постану црвене. Или одредите колико дана је остало до следеће уплате, а затим обојите зеленом бојом оне ћелије у којима рок још увек није довољно далеко. 

Узмимо пример.

Ова табела приказује инвентар који је на залихама. Има колоне. као производ, просечну продају (мерено у јединицама недељно), залихе и колико недеља овог производа је остало.

Даље, задатак менаџера набавке је да одреди оне позиције, чије је попуњавање неопходно. Да бисте то урадили, потребно је да погледате четврту колону са леве стране, која бележи залихе робе по недељама.

Претпоставимо да је критеријум за одређивање узрока панике мање од 3 недеље инвентара. Ово указује да треба да припремимо наређење. Ако су залихе робе мање од две недеље, то указује на потребу хитног наручивања. Ако табела садржи огроман број позиција, онда је ручно проверити колико је недеља преостало прилично проблематично. Чак и ако користите претрагу. А сада да видимо како изгледа табела која црвеном бојом истиче оскудну робу.

И заиста, много је лакше за навигацију. 

Истина, овај пример је едукативан, што је донекле поједностављено у односу на стварну слику. А уштеђене секунде и минуте уз редовну употребу оваквих табела претварају се у сате. Сада је довољно само да погледате табелу да бисте разумели које робе недостаје, а не да трошите сате анализирајући сваку ћелију (ако постоје хиљаде таквих робних артикала).

Ако постоји „жута“ роба, онда морате почети да је купујете. Ако је одговарајућа позиција црвена, онда то морате учинити одмах. 

По вредности друге ћелије

Хајде сада да погледамо следећи практични пример.

Претпоставимо да имамо такву табелу и да смо суочени са задатком да истакнемо редове који садрже одређене вредности. 

Дакле, ако се пројекат још увек изводи (то јест, још није завршен, па је означен словом „П“), онда морамо да његову позадину учинимо црвеном. Завршени пројекти су означени зеленом бојом.

Наш редослед акција у овој ситуацији биће следећи:

1. Изаберите опсег вредности. 
2. Кликните на дугме „Условно форматирање“ – „Креирај правило“.
3. Имајте на уму да у нашем случају морате применити формулу у облику правила. Затим користимо функцију IFда бисте истакли одговарајуће линије. 

Затим попуните линије као што је приказано на овој слици.

Важно! Низови морају бити референцирани апсолутно. Ако говоримо о ћелији, онда је у овом случају она помешана (са фиксацијом колоне).

Слично, правило се креира за оне радне пројекте који до данас нису завршени. 

Овако изгледају наши критеријуми.

И коначно, као резултат имамо такву базу података.

Вишеструки услови

Ради јасноће, узмимо опсег А1:А11 из табеле да покажемо како, у стварном практичном примеру, можете користити неколико услова да одредите форматирање ћелије.

Сами услови су следећи: ако број у ћелији прелази вредност 6, онда је означен црвеном бојом. Ако је зелена, онда је боја зелена. И на крају, највећи бројеви, више од 20, биће истакнути жутом бојом. 

Постоји неколико начина како се условно форматирање врши према неколико правила.

1. Метод 1. Бирамо наш опсег, након чега, у менију поставки условног форматирања, изаберите такво правило за избор ћелије као што је „Више“. Број 6 је написан на левој страни, а форматирање је постављено на десној страни. У нашем случају, пуњење треба да буде црвено. Након тога, циклус се понавља два пута, али су други параметри већ подешени – више од 10 и зелена боја и више од 20 и жута боја, респективно. Добићете такав резултат.
   

   

2. Метод 2. Идите на главни мени поставки Екцел алата „Условно форматирање“. Тамо налазимо мени „Креирај правило“ и кликнемо левим тастером миша на ову ставку.
   

   

    Након тога, изаберите ставку „Користи формулу…“ (истакнуто на слици црвеним оквиром) и поставите први услов. Након тога кликните на ОК. Затим се циклус понавља за следеће услове на исти начин као што је горе описано, али се користи формула.

   

Важно је ово узети у обзир. У нашем примеру, неке ћелије одговарају неколико критеријума одједном. Екцел решава овај конфликт на следећи начин: прво се примењује правило које је горе. 

А ево и снимка екрана за боље разумевање.

На пример, имамо број 24. Он истовремено испуњава сва три услова. У овом случају, постојаће попуњавање које испуњава први услов, упркос чињеници да више потпада под трећи. Стога, ако је важно да бројеви изнад 20 буду попуњени жутом бојом, трећи услов се мора ставити на прво место. 

Условно форматирање датума

Сада да видимо како условно форматирање функционише са датумима. Имамо тако кул асортиман.

У овом случају, потребно је да поставите правило условног форматирања као што је „Датум“.

Након тога отвара се дијалошки оквир са читавим скупом услова. Са њима се можете детаљно упознати на овом снимку екрана (наведени су на левој страни екрана у облику листе).

Остаје нам само да изаберемо одговарајући и кликнемо на дугме „ОК“.

Видимо да су они датуми који се односе на последњу недељу у време извлачења овог распона означени црвеном бојом. 

Коришћење формула

Скуп стандардних правила условног форматирања је прилично велик. Али ситуације су различите, а стандардна листа можда неће бити довољна. У овом случају, можете креирати сопствено правило за форматирање користећи формулу. 

Да бисте то урадили, кликните на дугме „Креирај правило“ у менију условног форматирања, а затим изаберите ставку приказану на снимку екрана.

Редови (према вредности ћелије)

Претпоставимо да треба да истакнемо ред који садржи ћелију са одређеном вредношћу. У овом случају, потребно је да извршимо исти редослед радњи као горе, али за низове. То јест, можете изабрати на који опсег треба да се примени условно форматирање. 

Како креирати правило

Да бисте креирали правило, морате користити одговарајућу опцију у одељку „Условно форматирање“. Хајде да погледамо одређени редослед акција. 

Прво морате да пронађете ставку „Условно форматирање“ на траци на картици „Почетна“. Препознаје се по карактеристичним разнобојним ћелијама различитих величина уз слику са прецртаним знаком једнакости. 

Постоји дугме „Креирај правило“. Такође можете кликнути на дугме „Управљај правилима“, након чега ће се отворити дијалошки оквир кроз који такође можете креирати правило кликом на одговарајуће дугме у горњем левом углу. 

У овом прозору можете видети и она правила која су већ примењена.

Правила избора ћелија

У реду, толико причамо о томе како креирати правила, али шта је то? Правило за избор ћелија се односи на карактеристике које програм узима у обзир да би одлучио како да форматира ћелије које им одговарају. На пример, услови могу бити већи од одређеног броја, мањи од одређеног броја, формуле и тако даље. Постоји читав низ њих. Можете се упознати са њима и вежбати њихову употребу „у сандбоку“. 

Форматирање свих ћелија на основу њихових вредности

Особа може самостално подесити опсег: цео ред, цео документ или једну ћелију. Програм се може фокусирати само на вредност једне ћелије. Ово додаје флексибилност процесу. 

Форматирајте само јединствене или дуплиране ћелије

Постоји велики број правила директно повезаних у програм. Можете се упознати са њима у менију „Условно форматирање“. Конкретно, да би се форматирање применило искључиво на дуплиране вредности или само на јединствене, постоји посебна опција - „Дупликат вредности“.

Ако изаберете ову ставку, отвара се прозор са подешавањима, где можете изабрати и супротну опцију – изабрати само јединствене вредности. 

Форматирајте вредности у опсегу испод и изнад просека

За форматирање вредности испод или изнад просека, постоји и посебна опција у истом менију. Али морате да изаберете други подмени – „Правила за избор прве и последње вредности“. 

Форматирање само прве и последње вредности

У истом подменију могуће је истакнути само прву и последњу вредност посебном бојом, фонтом и другим методама форматирања. Према стандарду, постоји могућност избора првих и последњих десет елемената, као и 10% од укупног броја ћелија укључених у овај опсег. Али корисник може самостално одредити колико ћелија треба да изабере.

Форматирање само ћелија са одређеним садржајем

Да бисте форматирали само ћелије са одређеним садржајем, морате да изаберете правило форматирања Једнако или Текст садржи. Разлика између њих је у томе што у првом случају низ мора у потпуности одговарати критеријуму, ау другом само делимично. 

Као што видите, условно форматирање је мултифункционална карактеристика програма Екцел која даје огроман број предности особи која га је савладала. Знамо да на први поглед све ово може изгледати компликовано. Али у ствари, руке се привлаче чим се појави да означи одређени део текста црвеном бојом (или га форматира на било који други начин), на основу његовог садржаја или у складу са другим критеријумом. Ова функција је укључена у основни скуп Екцел знања, без ње је немогућ ни аматерски рад са табелама и базама података.