Садржај
У процесу рада на Екцел документу често постаје неопходно да се на њега повеже више људи одједном. И врло често се њихов број може израчунати на неколико десетина. Стога, питање сарадње није ограничено само на повезивање људи, јер они често могу направити конфликтне промене које треба да науче како да брзо и ефикасно уређују.
Ко то може? Особа која има статус главног корисника. Једном речју, шта треба учинити да заједнички рад са документом буде не само могућ, већ и ефикасан?
Рад са дељеном датотеком у Екцел-у има своје карактеристике. Дакле, неке радње нису доступне корисницима:
- Креирање табела.
- Управљање сценаријима, укључујући њихово гледање.
- Уклањање листова.
- Корисници немају могућност спајања неколико ћелија или, обрнуто, раздвајања претходно спојених ћелија.
- Све операције са КСМЛ подацима.
Како се ова ограничења могу заобићи? Само треба да уклоните општи приступ, а затим да га вратите када се укаже потреба.
Ево још једне табеле са неким задацима који могу или не морају бити могући ако радите са више људи на истој табели.
Прво морате да разумете који фајл треба да буде доступан за уређивање неколико људи одједном. То може бити или нова или постојећа датотека.
Подешавања
Све што треба да урадите да бисте делили датотеку у Екцел-у налази се у одељку Дељење књига, који можете пронаћи тако што ћете отићи на картицу Преглед.
Појавиће се прозор са две картице. Занима нас први који се отвара аутоматски. Морамо да означимо поље поред ставке означене на снимку екрана црвеним правоугаоником. Њиме омогућавамо да више корисника управља документом.
Након што смо отворили приступ за уређивање, потребно је да га конфигуришемо. Да бисте то урадили, отворите другу картицу.
Након уноса параметара, потврђујемо наше радње. Да бисте то урадили, кликните левим тастером миша на дугме "ОК". Дељење може бити отворено за било коју књигу, како нову тако и постојећу. У првом случају, мораћете да смислите име за њу.
Након тога, потребно је да сачувате датотеку на рачунару.
Важно! Формат треба да буде такав да сваки корисник може да отвори датотеку са својом верзијом табела.
Морате да сачувате датотеку у мрежном дељеном или фолдеру који има приступ учесницима који желе да користе датотеку. Након што је директоријум изабран, остаје нам само да кликнемо на дугме „Сачувај“.
Међутим, није дозвољено коришћење веб сервера за чување дељене датотеке.
Након што извршите све горе описане операције, потребно је да проверите да ли је могуће повезати друге људе. Да бисте то урадили, отворите картицу „Подаци“ и пронађите ставку „Везе“ директно испод ње. Ако кликнете на њега, моћи ћете да промените везе или везе. Ако не постоји одговарајуће дугме, онда нема придружених датотека.
Затим се отвара картица „Статус“, уз помоћ које је могуће проверити везе. Чињеница да је све у реду може се препознати по присуству дугмета „ОК“.
Екцел вам такође омогућава да отворите заједничку радну свеску. Да бисте то урадили, потребно је да кликнете на дугме Оффице. Када се појави искачући панел, потребно је да изаберете ставку „Отвори“ и да изаберемо књигу која ће се користити за дељење. Након тога, поново кликните на дугме Оффице и отворите прозор „Опције програма Екцел“ који се налази на дну.
На левој страни прозора који се појави, моћи ћете да изаберете категорију подешавања, али нас занима прва, која садржи најопштије параметре.
Затим идите на ставку „Лична подешавања“, где треба да наведете податке који вам омогућавају да филтрирате кориснике – корисничко име, надимак.
Након извођења ових операција, постаје могуће уредити информације у документу или додати неке податке. Не заборавите да сачувате промене након што их направите.
Ово понекад може изазвати проблеме приликом чувања. На пример, дељење је доступно само за прво отварање, а када покушате да отворите документ по други пут, програм даје грешку. Ово се може десити из следећих разлога:
- Ако више учесника унесе податке одједном у исту ћелију. Или било који други део.
- Генерисање дневника промена који узрокује повећање величине радне свеске. То доводи до проблема.
- Корисник је уклоњен из дељења. У овом случају, чување промена неће радити само на његовом рачунару.
- Мрежни ресурс је преоптерећен.
Да бисте решили проблем, потребно је да предузмете следеће кораке:
- Избришите дневник промена или обришите сувишне информације из њега.
- Уклоните сувишне информације унутар самог документа.
- Поново покрените дељење.
- Отворите Екцел документ у другом уредском уређивачу, а затим га поново сачувајте у клс формату.
Истина, у новијим верзијама ова грешка се не дешава тако често као у старијим.
Како да видите активност чланова
Током заједничког рада, морате стално пратити да неко од учесника не поквари нешто. Стога морате научити да разумете које је радње починио један од њих. Да бисте то урадили, морате извршити следеће кораке.
- Идите на картицу „Преглед“ и тамо пронађите ставку „Исправке“. У менију изаберите ставку „Изаберите исправке“.
6 - Затим ће се појавити прозор у којем можете сазнати које промене су извршили корисници. Ова листа се генерише аутоматски. Можете да проверите да ли је то заиста случај тако што ћете погледати поље за потврду поред одговарајуће ставке у овом дијалогу.
7 У овом случају, само оне промене које су направљене од последњег чувања биће приказане на листи у горњем левом углу. Ово је урађено ради погодности, увек можете видети раније измене у часопису.
- Сваком учеснику је додељена одређена боја, по којој можете разумети ко је извршио промене. Ознаке се налазе у горњем левом углу. Такође можете да подесите праћење промена по времену, одређеном кориснику или у одређеном опсегу, као и да онемогућите њихов приказ.
8 - Када пређете мишем преко ћелије која има такву ознаку, појављује се мали блок из којег можете разумети ко је извршио измене.
9 - Да бисте извршили прилагођавање правила за приказивање исправки, потребно је да се вратите у прозор подешавања, а затим пронађете поље „По времену“, где можете да поставите почетну тачку за преглед промена. То јест, време од којег ће се исправке приказати. Можете подесити период од последњег чувања, подесити да приказује све промене за све време, искључиво да се не прегледају, или да одредите датум од кога ће се оне приказивати.
10 - Такође можете да контролишете приказ исправки које је направио само одређени члан.
11 - Користећи одговарајуће поље, можете подесити опсег листа у којем ће се евидентирати акције команде.
Такође можете извршити друге промене тако што ћете означити одговарајућа поља за потврду на правим местима.
Листа промена није мртва тежина. Главни корисник може да прегледа измене других учесника, да их потврди или одбије. Како се то ради?
- Идите на картицу „Преглед“. Постоји мени „Поправке“ где корисник може да управља исправкама. У искачућем панелу потребно је да изаберете опцију „Прихвати / одбаци исправке“, након чега ће се приказати прозор у којем се приказују исправке.
13 14 - Избор измена се може извршити према истим критеријумима као што је раније описано: по времену, од стране одређеног корисника или унутар одређеног опсега. Након подешавања потребних параметара, притисните дугме ОК.
- Затим ће се приказати сва подешавања која испуњавају услове постављене у претходном кораку. Можете да пристанете на одређену измену или да је одбијете кликом на одговарајуће дугме на дну прозора. Такође је могуће групно прихватање или одбијање прилагођавања.
15
Сада су потребна подешавања остављена, а додатна су уклоњена.
Како уклонити корисника из Екцел датотеке
С времена на време постаје неопходно уклонити кориснике из коауторства. Разлога може бити много: добили су други задатак, учесник је почео да уређује са другог рачунара и тако даље. Имплементација овог задатка у Екцел-у уопште није тешка.
Прво отворите картицу „Преглед“. Постоји група „Промене“, где постоји опција „Приступ књизи“.
Након тога, на екрану ће се појавити исти прозор који смо видели раније. Списак свих људи који могу да унесу измене у табелу може се наћи на картици Уређивање. Да бисте уклонили корисника који нам тренутно није потребан, потребно је да га пронађете на овој листи, изаберете га притиском на леви тастер миша и кликнете на дугме „Избриши“ које се налази испод.
Затим ће Екцел упозорити корисника да исправке које је извршио овај учесник можда неће бити сачуване ако тренутно прави измене у радној свесци. Ако се слажете, кликните на „ОК“ и корисник се више неће делити.
Најбољи начин да се ограничи употреба заједничке књиге је уклањање корисника. Ако ово није прикладно, можете подесити право на преглед или уређивање књиге од стране одређеног учесника.
Имајући то у виду, важно је запамтити да су нека ограничења подразумевано уграђена у дељење. Они су горе описани. Сетимо их се, јер понављање је мајка учења.
- Забрањено је креирати паметне табеле које аутоматски ажурирају податке и имају многе друге функције.
- Не можете управљати скриптама.
- Постоји уграђено ограничење за брисање листова, повезивање или искључивање ћелија.
- Извршите све операције на КСМЛ подацима. Једноставним речима, постоје ограничења за структурирање велике количине података, укључујући и уређивање њихових низова. КСМЛ је један од најнејаснијих типова датотека за почетнике, али је заиста прилично једноставан. Са овом врстом датотеке можете пренети податке тако што ћете направити скупне измене у документу.
Једноставно речено, коауторство вам омогућава да обављате стандардне операције на документу, али више професионалних опција је доступно само за једну особу. То је зато што је исте макрое или КСМЛ скупне промене нешто теже вратити.
Онемогућавање дељења, а затим његово поновно омогућавање је још један начин да ограничите оно што корисници програма Екцел могу да ураде. Можете сами да извршите неопходне промене, чиме другим људима привремено одузимате могућност да нешто уређују.
Да бисте то урадили, морате следити ове кораке.
- Отворите картицу „Преглед“, идите на ставку „Исправке“ и изаберите ставку „Истакните ревизије“ из искачућег менија.
- Након тога, појављује се прозор у којем морате да поништите избор у пољу за потврду поред ставки „Корисник“ и „У опсегу“.
- Након тога, појављује се дневник промена, који је неопходан за прављење резервне копије података.
Након тога можете искључити дељење. Да бисте то урадили, на истој картици на траци изаберите ставку „Приступ књизи“ и поништите избор опције „Дозволи вишеструким корисницима да мењају датотеку“.
То је то, сада је дељење онемогућено.
Дакле, прилично је лако подесити коауторство у Екцел-у. Наравно, постоје нека ограничења која вам не дозвољавају да користите документ у потпуности. Али они се решавају прилично једноставно, довољно је да на неко време искључите дељење, а затим га укључите када се изврше потребне промене.