Да ли сте икада креирали дијаграм тока за документ или пословни процес? Неке компаније купују скупи специјализовани софтвер који може да креира дијаграме тока са неколико кликова мишем. Друге компаније бирају другачији пут: користе алат који већ имају и у коме њихови запослени знају да раде. Мислим да сте погодили да говоримо о Мицрософт Екцел-у.
Направити план
Сврха дијаграма тока је да покаже логичку структуру догађаја који се морају десити, одлука које се морају донети и последице тих одлука. Стога ће несумњиво бити лакше направити дијаграм тока ако прво одвојите неколико минута да доведете своје мисли у ред. Дијаграм тока састављен од неуредних, лоше осмишљених корака неће бити од мале користи.
Зато одвојите неколико минута да водите белешке. Није битно у ком формату, главна ствар је да запишете сваки корак процеса и поправите сваку одлуку са могућим последицама.
Прилагодите ставке
За сваки корак оквира додајте елементе дијаграма тока у Екцел.
- На картици Напредно Убацити (Инсерт) кликните фигуре (Облици).
- Отворена листа фигура подељена је на главне групе. Померите се надоле до групе Блок дијаграм (Диаграм тока).
- Изаберите елемент.
- Да бисте додали текст елементу, кликните десним тастером миша на њега и изаберите Промените текст (Уреди текст).
- На картици Напредно Оквир (Формат) Трака менија Изаберите стил и шему боја за ставку.
Када завршите са једним елементом, додајте следећи елемент за следећу ставку предвиђене структуре, затим следећи, и тако даље док се цела структура не појави на екрану.
Обратите пажњу на облик сваког елемента дијаграма тока. Образац говори читаоцу која функција се извршава у сваком кораку структуре. Препоручује се да се сви обрасци користе у складу са њиховом општеприхваћеном наменом, јер нестандардна употреба формулара може збунити читаоце.
Ево неких од најчешћих ставки:
- Почетак или крај дијаграма тока:
- Ток рада, процедура коју треба пратити:
- Унапред дефинисани процес, као што је потпрограм за вишекратну употребу:
- Табела базе података или други извор података:
- Доношење одлуке, као што је процена да ли је претходни процес обављен исправно. Линије везе које излазе из сваког угла ромба одговарају различитим могућим решењима:
Организујте елементе
Након што су сви елементи уметнути на лист:
- Да бисте поређали елементе у парну колону, изаберите неколико елемената тако што ћете кликнути на њих притиснутим тастером миша смена, а затим на картици Оквир (Формат) кликните Поравнајте центар (Поравнајте центар).
- Да бисте фино подесили размак између више елемената, изаберите их и на картици Оквир (Формат) кликните Дистрибуирајте вертикално (Дистрибуирајте вертикално).
- Уверите се да су величине елемената исте. Нека сви елементи буду исте висине и ширине да би ваш дијаграм тока изгледао лепо и професионално. Ширина и висина елемента се могу подесити уносом жељених вредности у одговарајућа поља на картици Оквир (Формат) Траке менија.
Поставите линије везе
На картици Напредно Убацити (Инсерт) кликните фигуре (Облици) и изаберите равну стрелицу или ивицу са стрелицом.
- Користите праву стрелицу да повежете два елемента који су у директном низу.
- Користите ивицу са стрелицом када конектор треба да буде закривљен, на пример, ако желите да се вратите на претходни корак након елемента одлуке.
Даље акције
Екцел нуди многе додатне елементе за креирање дијаграма тока и бескрајан низ прилагодљивих опција форматирања. Слободно експериментишите и испробајте све доступне опције!