Садржај
Ујутру треба да напишете листу задатака, одредите приоритете… И то је све, загарантован нам је успешан дан? Нажалост нема. На крају крајева, не разумемо увек како да разликујемо главно од споредног, важно од хитног. Такође имамо потешкоћа да се концентришемо. Пословни тренер говори како то поправити.
„Нажалост, ситуације у којима успевам да своје приоритете ставим у први план су пре норма него изузетак. Покушавам да испланирам своје задатке за дан, наглашавајући оно главно, али се на крају дана осећам потпуно исцрпљено јер ме ометају позиви, мали промет и састанци. Најважнији задаци се и даље одлажу, а грандиозни планови за годину остају исписани на папирима. Шта можете учинити да себи помогнете?» пита Олга, 27 година.
Често наилазим на сличан захтев на тренинзима о менаџерској ефикасности. Клијенти сматрају да је главни разлог њиховог проблема недостатак приоритета. Али у стварности јесу, само особа није превише концентрисана на њих.
А први корак у решавању овог проблема је одабир правог алата за рад на вашој концентрацији. Требало би да одговара вашим личним карактеристикама: морате узети у обзир услове вашег рада и место становања.
Да бисте започели, можете користити неколико популарних метода које су одавно препознате као ефикасне. Трудим се да их препоручим клијентима са којима тек почињемо да радимо.
Први приступ: Разумети критеријуме евалуације
Прво одговорите на питање: Које критеријуме користите када дајете приоритет? Најчешћи одговор је критеријум „хитности“. Са њим се сви предмети ређају у низу у зависности од рока. И тек након тога уграђујемо нове задатке у резултујући „виртуелни конструктор“, померајући далеко уназад оне који се касније могу завршити.
Који су недостаци овог приступа? Листа данашњих приоритета треба да садржи не само оно што ће сутра изгубити на актуелности, односно хитно, већ и оно што апстрактно називамо „важним“. То је оно што нас покреће ка остварењу циља, односно оно што уклања озбиљне препреке на путу до њега.
И овде многи греше замењујући критеријуме. Лаконски, то се може изразити на следећи начин: „Ово је веома хитно, јер је веома важно!“ „Ово је веома важно јер је крајњи рок сутра!“ Али ако ваша листа приоритета за дан не садржи задатке који воде ка постизању циљева који су вам важни, морате пажљиво анализирати своју листу обавеза.
Морате да одлучите које критеријуме користите за одређивање «хитности» и «важности» задатака и да ли мешате ова два концепта.
Други приступ: Идентификујте три категорије приоритета
Као што знате, хоризонти планирања су различити. Ако размишљамо о хоризонту планирања од једног дана, онда је боље поступити на следећи начин:
- Поставите један приоритет за дан. Ово је задатак на који ћете данас потрошити максимум свог времена и енергије;
- Идентификујте три или четири ствари на које ћете данас потрошити најмање времена и труда. Боље је ако запишете колико времена (пет минута, десет минута) планирате да потрошите на одређени случај. Ово ће постати ваша листа „последњег приоритета“.
- У трећу категорију ће пасти оно што се може назвати „случајеви резидуалног принципа“. Биће завршени ако за њих остане слободног времена. Али ако остану нереализовани, то неће утицати ни на шта.
Овде смо суочени са питањем: „Како не потрошити максималну енергију на „последњи приоритет“, несвесно остављајући по страни „главни“? Трећи приступ ће помоћи да се одговори на то.
Трећи приступ: Користите режим спорог времена
Већину свог радног времена проводимо у режиму „брзо време“. Морамо да учествујемо у рутинским процесима и да обрађујемо огромну количину информација.
„Споро време“ је најефикаснији начин да се заустави рутина „трчања у точку“. Ово је свестан поглед у себе и полазна тачка за проналажење одговора на питања: „Шта радим? За шта? Шта не радим и зашто?
Да би овај метод најбоље функционисао, следите ове три смернице:
- Унесите у своју дневну рутину одређени ритуал. Ово би требало да буде активност која се понавља током дана и која ће вас ставити у режим „успореног времена“. То може бити пауза за чај, и редовни чучњеви. Ритуал не би требало да траје више од 5 минута и да вам омогући да будете сами. И, наравно, донети вам радост и задовољство - онда то нећете одлагати до сутра.
- Имајте на уму да „споро време“ није само време за уживање, већ и прилика да повећате своје задовољство у режиму „брзо време“. И поставите себи три питања: „Који резултат треба да постигнем данас?“, „Који је следећи мали корак ка овом резултату који треба да учиним?“, „Шта ме одвлачи од њега и како да се не ометам?“ Ова питања ће вам помоћи да имате на уму своје главне циљеве. А планирање наредних малих корака биће одлична превенција одуговлачења.
- Користите режим спорог времена два до четири пута дневно. Што чешће и јаче на вас утичу фактори спољашњег света, то чешће треба да прелазите на овај режим. Три питања и пар минута по сесији биће довољно. Главни критеријум је да вам причиња задовољство. Али запамтите: коришћење технике мање од једном дневно не значи да је уопште практикујете.