На Дистанци на Универзитету практичне психологије радимо на различитим методама самоорганизације и побољшања ефикасности. Укључујући како правилно одредити приоритете.
Зашто дати приоритет.
Први разлог је очигледан: прво урадити најважније ствари. Други разлог је мање очигледан: тако да у сваком тренутку тачно знате којим послом сада радите. Тако да нема избора, јер управо у тренутку избора почиње бацање, изговори, мисли типа „требало би да уђем да попијем чај“ и тако даље.
Доле бацање, поставите приоритете.
Желим да поделим са вама мој ауторски начин одређивања приоритета, о овој методи нећете читати нигде другде. По мом мишљењу, ово је најефикаснији начин да се одреди приоритет, али има један недостатак. Захтева познавање више математике за други разред, односно способност множења и дељења.
Па замислите то Имаш листе задатака. Дозволите ми да скицирам пример:
- Снимите видео за сајт
- Наручите компјутерски сто
- Одговорите на хитне е-поруке
- Раставите кутију у ормару
Е, отприлике такав списак сам скинуо са плафона. Затим ћемо проценити значај сваког случаја. Значај ће се састојати од три параметра:
- Значај Колико је важно ово урадити? Хоће ли се догодити нешто страшно ако одлучите да то уопште не радите? Колико зависи од његове имплементације?
- Хитност — Колико брзо би то требало да се уради? Одбацити све и само учинити? Или ако то урадите у року од недељу дана, да ли је то у основи нормално?
- Сложеност — Колико ће трајати овај посао? Да ли треба да преговарам и комуницирам са другим људима да бих то успео? Колико је то емоционално и морално једноставно или, напротив, сложено и непријатно?
Оцените све случајеве на ова три параметра на скали од 1 до 10 по редоследу важност-хитност-тешкоћа. На крају ћете добити нешто попут овога:
- Снимите видео за сајт 8 6 7
- Наручите компјутерски сто 6 2 3
- Одговорите на хитне мејлове 7 9 2
- Раставите кутију у ормару 2 2 6
Дакле, сви предмети се вреднују по три критеријума Важност-Хитност-Сложеност, али до сада неће моћи да се одреди приоритет, јер још увек није јасно које предмете ставити на прво место, важне или хитне? Или можда прво најједноставнији, да се брзо ураде и да не одвлаче пажњу?
Да да приоритет претпостављамо крајњи значај сваког случаја.
Значај = Важност * Хитност / Сложеност
Помножите важност са хитношћу и поделите са сложеношћу. Тако ћемо на самом врху имати ствари које су веома важне и веома хитне, а веома једноставне. Па, обрнуто. А онда ће наша листа бити оваква:
- Снимите видео за сајт 8 * 6 / 7 = 6.9
- Наручите компјутерски сто 6 * 2 / 3 = 4.0
- Одговорите на хитне е-поруке 7 * 9 / 2 = 31.5
- Раставите кутију у ормару 2 * 2 / 6 = 0.7
Користио сам калкулатор за израчунавање и заокружио вредности на десетине, таква тачност ће бити сасвим довољна. Дакле, сада видимо како је лако уредити ствари по приоритету:
- Одговор на хитне е-поруке 31.5
- Направите видео за сајт 6.9
- Наручите компјутерски сто 4.0
- Раставити кутију у ормару 0.7
Најбоља ствар у вези са овом процедуром је да је нису потребне сложене одлуке, постоји готов алгоритам који ће увек правилно одредити приоритете. Ваш задатак је само да адекватно процените важност, хитност и сложеност предмета техника преузима.
На овај начин одредите приоритете на листи коју сте радили у претходном задаткуда се увери да није само једноставна, већ и да је коначна листа сасвим адекватна. На првом месту су оне ствари које је заиста разумно учинити.