Садржај
Многи пословни процеси (па чак и читави послови) у овом животу подразумевају испуњавање налога од стране ограниченог броја извођача до одређеног рока. Планирање се у таквим случајевима дешава, како кажу, „из календара“ и често постоји потреба да се планирани догађаји у њему (поруџбине, састанци, испоруке) пренесу у Мицрософт Екцел – ради даље анализе по формулама, пивот табелама, графиконима, итд.
Наравно, волео бих да спроведем такав трансфер не глупим копирањем (што једноставно није тешко), већ аутоматским ажурирањем података како би се убудуће све измене календара и нове поруџбине у ходу приказивале у Екцел. Такав увоз можете да имплементирате за неколико минута помоћу додатка Повер Куери уграђеног у Мицрософт Екцел, почевши од верзије 2016 (за Екцел 2010-2013, може се преузети са Мицрософт веб локације и инсталирати одвојено са везе) .
Претпоставимо да користимо бесплатни Гоогле календар за планирање, у којем сам, ради погодности, направио посебан календар (дугме са знаком плус у доњем десном углу поред Други календари) са насловом Посао. Овде уносимо све поруџбине које треба да се попуне и испоруче купцима на њихове адресе:
Двоструким кликом на било коју поруџбину можете погледати или уредити њене детаље:
Напоменути да:
- Назив догађаја је менаџеркоји испуњава ову наредбу (Елена) и Redni broj
- Назначено адреса испорука
- Напомена садржи (у посебним редовима, али било којим редоследом) параметре поруџбине: врсту плаћања, износ, име купца итд. у формату Параметар=Вредност.
Ради јасноће, налози сваког менаџера су истакнути својом бојом, иако то није неопходно.
Корак 1. Преузмите везу до Гоогле календара
Прво морамо да добијемо веб везу до нашег календара поруџбина. Да бисте то урадили, кликните на дугме са три тачке Опције календара раде поред назива календара и изаберите команду Подешавања и Дељење:
У прозору који се отвори можете, по жељи, учинити календар јавним или отворити приступ њему за појединачне кориснике. Такође нам је потребна веза за приватни приступ календару у иЦал формату:
Корак 2. Учитајте податке из календара у Повер Куери
Сада отворите Екцел и на картици Датум (ако имате Екцел 2010-2013, онда на картици Повер Куери) изаберите команду Од интернета (Подаци — са Интернета). Затим налепите копирану путању до календара и кликните на ОК.
иЦал Повер Куери не препознаје формат, али је лако помоћи. У суштини, иЦал је обичан текстуални фајл са двотачком као граничником, а унутра изгледа отприлике овако:
Дакле, можете само да кликнете десним тастером миша на икону преузете датотеке и изаберете формат који је по значењу најближи ЦСВ – и наши подаци о свим налозима ће бити учитани у Повер Куери уређивач упита и подељени у две колоне двотачком:
Ако пажљиво погледате, можете јасно видети да:
- Информације о сваком догађају (поруџбини) груписане су у блок који почиње речју БЕГИН и завршава се са ЕНД.
- Време почетка и завршетка се чувају у низовима означеним као ДТСТАРТ и ДТЕНД.
- Адреса за испоруку је ЛОЦАТИОН.
- Напомена о наруџбини – поље ОПИС.
- Назив догађаја (име менаџера и број налога) — поље РЕЗИМЕ.
Остаје да извучемо ове корисне информације и трансформишемо их у погодну табелу.
Корак 3. Претворите у нормалан приказ
Да бисте то урадили, извршите следећи ланац радњи:
- Хајде да избришемо првих 7 редова који нам нису потребни пре прве команде БЕГИН Почетна — Избриши редове — Избриши горње редове (Почетна — Уклони редове — Уклони горње редове).
- Филтрирајте по колони ЦолумнКСНУМКС линије које садрже поља која су нам потребна: ДТСТАРТ, ДТЕНД, ОПИС, ЛОКАЦИЈА и РЕЗИМЕ.
- На картици Напредно Додавање колоне изабрати Индекс колона (Додај колону — Индекс колона)да додате колону са бројем реда нашим подацима.
- Тамо на картици. Додавање колоне изабрати тим Условна колона (Додај колону — Условна колона) а на почетку сваког блока (реда) приказујемо вредност индекса:
- Попуните празне ћелије у резултујућој колони Блокиратидесним кликом на њен наслов и избором команде Попунити доле (Попунити доле).
- Уклоните непотребну колону индекс.
- Изаберите колону ЦолумнКСНУМКС и изврши конволуцију података из колоне ЦолумнКСНУМКС користећи команду Трансформација – заокретна колона (Трансформација — заокретна колона). Обавезно изаберите у опцијама Немојте агрегирати (Немој агрегирати)тако да се ниједна математичка функција не примењује на податке:
- У резултујућој дводимензионалној (унакрсној) табели, обришите обрнуте косе црте у колони адресе (кликните десним тастером миша на заглавље колоне – Замена вредности) и уклоните непотребну колону Блокирати.
- За окретање садржаја колона ДТСТАРТ и ДТЕНД у пуном датуму и времену, означивши их, изаберите на картици Трансформација – Датум – Покрени анализу (Трансформација — Датум — рашчлањивање). Затим исправљамо код у траци формуле заменом функције Датум од on ДатеТиме.Фромда не би изгубили временске вредности:
- Затим, десним кликом на заглавље, поделимо колону ОПИС са параметрима поретка по сепаратору – симболу n, али у исто време у параметрима ћемо изабрати поделу на редове, а не на колоне:
- Још једном, резултујућу колону делимо на две одвојене – параметар и вредност, али знаком једнакости.
- Избор колоне ОПИС.1 извршите конволуцију, као што смо урадили раније, са командом Трансформација – заокретна колона (Трансформација — заокретна колона). Колона вредности у овом случају ће бити колона са вредностима параметара − ОПИС.2 Обавезно изаберите функцију у параметрима Немојте агрегирати (Немој агрегирати):
- Остаје да подесите формате за све колоне и преименујете их по жељи. И можете да отпремите резултате назад у Екцел помоћу команде Почетна — Затвори и учитај — Затвори и учитај у… (Почетна — Затвори&Учитај — Затвори&Учитај у…)
А ево наше листе поруџбина учитаних у Екцел из Гоогле календара:
Убудуће, приликом промене или додавања нових налога у календар, биће довољно само да ажурирамо наш захтев командом Подаци – Освежи све (Подаци — Освежи све).
- Фабрички календар у Екцел-у ажуриран са интернета преко Повер Куери-ја
- Трансформисање колоне у табелу
- Креирајте базу података у Екцел-у